第二期——合同管理篇

　　合同管理是国有企业合规的重要组成部分，它不仅涉及企业经济利益，更是企业防范法律风险、维护合法权益的关键环节。为提升全体员工的合规意识，保障国有企业的稳健运营。本期中心看法，我们将深入探讨合同管理的合规义务和实践要点。

一

合同管理的合规义务

　　1尽职调查

　　合同尽职调查是企业在签订合同前对合同相对方的背景、财务状况、业务能力等进行的一种全面审查，其目的是识别和评估与合同相关的风险，确保合同的合法性和合规性，保护企业免受潜在的经济损失和法律责任。

　　（1）审查主体资格和资信情况

　　企业在合同订立前，必须对合同相对方的主体资格、资信情况及履约能力进行调查，包括了解对方的法律地位、财务状况、业务能力和历史表现等。尽职调查的方法如下：

　　- 使用政府管理部门网站。如工商、税务、司法等部门机构；

　　- 借助媒体。如报纸、杂志、行业内参、相关出版物、户外广告等；

　　- 与中介服务机构合作进行信息收集与核实。如律所、会所、金融机构、信用管理服务机构、担保机构等。

　　（2）避免合同欺诈

　　根据《刑法》第224条，常见的合同欺诈行为包括：以虚构的单位或者冒用他人名义签订合同；以伪造、变造、作废的票据或者其他虚假的产权证明作担保；没有实际履行能力，以先履行小额合同或者部分履行合同的方法，诱骗对方当事人继续签订和履行合同；收受对方当事人给付的货物、货款、预付款或者担保财产后逃匿。

　　国有企业工作人员如因未能进行适当尽职调查，失职被骗导致国家利益受损的行为，可能会受到刑事惩处。法条依据：《刑法》第一百六十七条【签订、履行合同失职被骗罪】国有公司、企业、事业单位直接负责的主管人员，在签订、履行合同过程中，因严重不负责任被诈骗，致使国家利益遭受重大损失的，处三年以下有期徒刑或者拘役；致使国家利益遭受特别重大损失的，处三年以上七年以下有期徒刑。

　　预防合同欺诈的重点环节在合同签订前，可采取以下合规措施：

　　- 避免加入过于复杂的交易结构；

　　- 签订合同前严格完成资信调查；

　　- 合同谈判过程中考察对方订立合同的动机；

　　- 签订合同坚持规范的内部审核程序；

　　- 如发现合同欺诈行为，要及时通过诉讼、仲裁等方式维护企业合法权益。

　　（3）合规风险评估

　　尽职调查还包括对合规风险的评估，特别是对于涉及重点业务或指定项目的情况。例如，企业需要对投资项目是否符合环保法规要求，能否取得相关行政许可进行评估；企业必须确保其生产经营活动遵守安全生产相关法律法规，对有较大危险因素的经营场所和设备是否符合国家标准或行业标准进行全面审查。

　　2合同的订立与谈判

　　在合同的订立与谈判过程中，企业需遵循一系列合规义务以确保合同的合法性、合理性和有效性。

　　（1）遵守法律法规

　　在合同谈判之前，须要了解并熟悉适用于所涉及业务和交易的法律和法规，包括《民法典》以及相关地方性法规和行业标准。确保在谈判过程中遵守这些法律和法规，以避免违反法律和面临法律风险。

　　（2）规范合同格式与要素

　　企业对外签署的合同，原则上应当优先选用国家或行业或企业的合同示范文本，以确保其合规性。同时，合同应当具备必要的要素，包括标题、签署日期、各方的身份信息、合同条款和签名等。合同的格式和要素应符合法律要求，并且易于理解和解释。

　　（3）避免表见代理

　　根据《民法典》第172条，表见代理是指行为人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后，仍然实施代理行为，相对人有理由相信行为人有代理权的，代理行为有效。

　　表见代理可能会对国有企业造成损失，为避免表见代理，可以采取如下合规措施：

　　- 建立严格的合同审批及印章管理制度；

　　- 避免将公章、合同章或空白合同文件随意交给他人；

　　- 授权委托书应明确指定授权的具体范围和有效期限，不宜使用“全权委托”等不明确的表述；

　　- 在代理权限终止或员工辞职等关键时刻，需立刻取回授权委托书；

　　- 应立即向合作方以书面形式告知代理情况的变动。

　　3合同的审核、审批

　　合同的审核、审批程序是确保合同合法性、合规性和有效性的关键环节。

　　（1）合同分级审批权限

　　企业应根据内部组织架构和职权划分，明确各级管理者的合同审批权限。合同审批程序通常包括合同起草、初步审查、内部评审、法律审核、财务审核和最终审批等环节。这一流程确保了合同在签署前经过多部门的审核和批准，有助于识别潜在的法律风险，防止因合同内容不当而给企业带来损失。

　　（2）确保合法性与企业利益一致性

　　企业应当根据国家规定及合同标的、相对方情况，对合同文本进行严格审核，重点关注合同的主体、内容和形式是否合法，合同内容是否符合企业的经济利益，对方当事人是否具有履约能力，合同权利和义务、违约责任和争议解决条款是否明确等；

　　（3）合同备案与报批程序

　　合同文本根据有关主管部门要求须通过相关审查或备案程序的，应当履行相应程序。依照法律、行政法规规定，合同应当办理批准手续生效的，报批义务人应当履行报批义务。

　　4合同履行的监督与管理

　　合同履行过程中，企业必须对合同执行情况进行监督，确保合同条款得到严格执行。这不仅涉及到合同的日常管理，也包括对违约风险的预防和控制。

　　（1）履约保证管理

　　企业应当根据国家规定、合同金额、合同标的、合同相对方的履约能力等因素，科学选择定金、违约金、预付款、质保金、履约保函等履约保证工具，并根据对合同履行的监督情况及时启动。

　　（2）检查与验收

　　在有验货责任的合同履行过程中，企业应当及时对交付成果进行验收，如发现不符合合同约定或其他异常情况，应当及时以书面方式向相对方提出异议。

　　（3）付款管理

　　企业应当依照合同约定的时间和金额支付合同价款，不得超计价、超进度付款，或在相对方违约或极有可能违约的情况下仍按原价付款；在付款过程中，应当合理选择付款方式，并严格遵循合同规定，严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等相关内容，以及采购发票的真实性、合法性和有效性。

　　（4）抗辩权管理

　　在合同履行阶段，我方可行使的抗辩权包括同时履行抗辩权、先履行抗辩权、不安抗辩权。

　　同时履行抗辩权：是指当事人互负债务，没有先后履行顺序的，应当同时履行。一方在对方履行之前有权拒绝其履行请求。一方在对方履行债务不符合约定时，有权拒绝其相应的履行请求。

　　先履行抗辩权：是指当事人互负债务，有先后履行顺序，应当先履行债务一方未履行的，后履行一方有权拒绝其履行请求。先履行一方履行债务不符合约定的，后履行一方有权拒绝其相应的履行请求。

　　不安抗辩权：是指应当先履行债务的当事人，有确切证据证明对方有下列情形之一的，可以中止履行：经营状况严重恶化；转移财产、抽逃资金，以逃避债务；丧失商业信誉；有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形。

　　实务中，先履行抗辩权行使相对有效，而同时履行抗辩权、不安抗辩权均存在“双刃剑”效果，如使用不当可能导致本方出现违约责任，因此需要注意：

　　- 在合同中应尽量设定明确的履行顺序；

　　- 发现当事人有丧失或者可能丧失履行债务能力，应采取有效措施固定证据，并及时通知对；

　　- 审慎使用同时履行抗辩权。

　　5合同变更、终止与解除

　　（1）法定解除

　　根据《民法典》第563条的规定，合同法定解除的情形包括但不限于：不可抗力导致合同目的无法实现；一方明确表示或以行为表明不履行主要债务；迟延履行主要债务经催告后仍未履行；一方违约行为致使合同目的无法实现等。在出现上述法定情形时，企业可以选择行使合同法定解除权。

　　（2）约定解除

　　根据《民法典》第562条规定，当事人可以约定一方解除合同的事由。解除合同的事由发生时，解除权人可以解除合同。

　　（3）合意解除

　　根据《民法典》第562条规定，合意解除是指当事人双方协商一致，可以解除合同。

　　（4）程序正当性

　　合同变更、终止或解除必须遵循法律规定的程序，如在期限内行使解除权、书面通知解除、权利义务清理等，企业必须确保这些程序的合法性和正当性，以避免未来的法律纠纷。

　　行使解除权的期限：一是合同中有约定解除权行使期限的须遵从约定，二是根据《民法典》第564条规定：“法律没有规定或者当事人没有约定解除权行使期限，自解除权人知道或者应当知道解除事由之日起一年内不行使，或者经对方催告后在合理期限内不行使的，该权利消灭”。

　　应当书面通知进行解除。即按照合同约定的送达条款进行有效送达，实务中应注意规避通知送达风险：如未按合同约定送达、送达未作备注、送达地址不准确等。

　　在合同终止后，双方的权利和义务应当得到妥善处理，包括已完成部分的结算、未完成部分的责任归属、财产返还等问题。

二

合同管理的实践要点

　　1合同管理台账

　　建立合同管理台账，妥善保管合同相关记录资料，是合同管理的基础工作。这有助于企业在发生纠纷时能够迅速响应，并提供必要的证据支持。

　　（1）风险预警和防控

　　合同管理台账可以记录合同的所有相关数据，包括合同金额、签署方、履行期限等。通过系统化的数据筛选与追踪，企业可以实时了解每份合同的状态，及时预警合同潜在风险，针对性给与防范措施。

　　（2）数据更新与维护

　　定期更新与审核是确保合同管理台账数据准确性和完整性的关键。企业应定期更新合同状态、金额等信息。通过定期更新，企业可以发现并解决数据中的问题，确保合同信息的准确性。

　　2合同管理后评估

　　对合同履行情况及相对方违约情况进行分析评估，是提升合同管理质量的重要环节。通过评估，企业可以总结经验教训，实现合同管理的持续优化和风险控制。

　　（1）系统化评估流程

　　明确后评估的目标，确保评估工作重点；根据合同类型和业务需求，确定评估的关键内容和指标；全面搜集合同履行过程中的相关数据，为评估提供详实依据；对收集的信息进行深入分析，总结合同履行的成效与不足，形成书面评估报告。

　　（2）持续改进与反馈

　　将评估结果及时反馈给相关部门和人员，促进问题识别和处理。根据评估结果，制定并实施改进措施，优化合同管理流程，提升合同执行效率和效果。

　　（3）后评估结果应用

　　将后评估结果作为企业决策的重要参考，特别是在选择合作伙伴和制定合同策略时。利用后评估结果加强风险控制，预防未来合同中可能出现的问题，降低潜在合规风险。

　　3合同纠纷处置

　　及时采取与纠纷内容相适应的救济措施，是合同管理中的关键步骤。

　　（1）遵循法律原则

　　在处理合同纠纷时，首先需要遵循《民法典》等相关法律法规的规定，以事实为依据，以法律为准绳，确保处理结果的合法性和公正性。

　　（2）协商和调解优先

　　合同纠纷首选的处理方式是通过协商和调解来解决。双方当事人应在自愿、平等的基础上进行充分沟通的解决方案，有助于维护双方的合作关系，节省时间和成本。

　　（3）构建多元化纠纷解决机制

　　除了协商和调解，国有企业还可以通过诉讼、仲裁等多元化纠纷解决机制妥善处理案件。企业应根据具体情况选择最合适的解决途径，以实现效率和效果的最优化。

　　（4）把控诉讼时效

　　诉讼时效关乎企业能否在法定期限内通过法律途径有效维权。企业要培养全员时效意识，监控合同履行过程中的关键时间节点，及时提出权利主张，采取中断诉讼时效的措施，并做好提起诉讼或仲裁的准备。

　　（5）优化后续合同管理

　　基于合同纠纷处理的经验，国有企业应致力于优化后续合同管理，这包括对现有合同管理制度进行全面审查，识别管理漏洞和不足之处。通过分析纠纷案例，总结纠纷产生的原因，更新和完善合同模板，增强条款的针对性和可执行性，明确双方的权利义务，以及违约责任。

三

结 语

　　合同管理是国有企业合规管理的护城河，保护国有资产不受侵害，为国有企业的可持续发展提供了坚实的保障。我们呼吁全体员工深入学习和掌握合同管理领域的合规义务，将合规理念融入日常工作，成为企业合规的坚定执行者和守护者。

四

下期预告

　　随着春节的临近，下期“中心”看法栏目将带来“节假日相关法律知识小科普”，我们将结合春节的传统习俗，普及相关的法律小知识，提醒员工在节日期间注意的法律风险。

　　敬请期待！